Im Jahr 2010 stellte der Niedersächsische Landesrechnungshof in seinem Jahresgutachten fest, dass bei (den ohnehin eher seltenen) steuerlichen Betriebsprüfungen in Arztpraxen die Erlösverprobung (also die Prüfung der Einnahmen) und die Prüfung einer möglichen Umsatzsteuerpflicht nur unzureichend durchgeführt werden. Gleichzeitig vermutete man, dass ein erheblicher Teil der Wahlleistungen am Fiskus vorbei ohne Rechnung schwarz abgerechnet wird. Folgerichtig empfahlen die Rechnungsprüfer der Finanzverwaltung zwei Dinge:

  1. Arztpraxen, insbesondere solche mit hohen Bareinnahmen aus Wahlleistungen, sollen verstärkt geprüft werden.
  2. Bei diesen Prüfungen soll entgegen der bisherigen Praxis ein besonderes Augenmerk auf die Bar-Einnahmen gelegt werden.

Bei den niedersächsischen Finanzbeamten, die in Sachen Betriebsprüfung als fleißig und wenig kulant gelten, fiel diese Aufforderung auf fruchtbaren Boden. Noch im selben Jahr liefen Schulungen an, in denen Betriebsprüfer intensiv mit branchenspezifischen Verprobungstechniken vertraut gemacht wurden. Außerdem wurden den Betriebsprüfern wirksame Arbeitshilfen (Checklisten, Software) zur Verfügung gestellt.
Obwohl die Betriebsprüfungen Ländersache sind, tauschen sich die Beamten regelmäßig bundesweit aus. Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass die in Niedersachsen entwickelte Software auch anderen Bundesländern zur Verfügung gestellt wird. Es ist also damit zu rechnen, dass Ärzte künftig in allen Bundesländern verstärkt zu Betriebsprüfungen herangezogen werden. Fachgruppen, die in hohem Maße Wahlleistungen anbieten () sind in besonderem Maß betroffen. Grund genug, sich entsprechend vorzubereiten und im Praxisalltag folgende Dinge zu beachten bzw. zu wissen:

  • Gehen Sie davon aus, dass der Betriebsprüfer Ihr Leistungsspektrum kennt. Egal ob Flyer in der Praxis oder die Homepage, wenn Sie Ihre Wahlleistungen bewerben, bekommt das Finanzamt dies mit. 
  • Sie müssen weiter davon ausgehen, dass alle Rechnungen und Quittungen, die Sie Ihren Patienten ausstellen, früher oder später im Finanzamt landen, nämlich bei dem Versuch Ihrer Patienten, diese Kosten als außergewöhnliche Belastungen von der Steuer abzusetzen. 
  • Das Finanzamt kann Informationen von anderen staatlichen Behörden abfragen, z. B. Informationen über Schwangerschaftsabbrüche. 
  • Der Betriebsprüfer wird alle Aufwandspositionen auf Hinweise untersuchen, die auf Wahlleistungen schließen lassen (Anschaffung entsprechender Geräte, Schulungen). Kaufen Sie entsprechendes Verbrauchsmaterial ein, lässt sich die Höhe der zugehörigen Einnahmen schätzen und mit den erklärten Einnahmen abgleichen. Selbst über Naturalrabatte (Lieferung von mehr Einheiten, als auf der Rechnung stehen) weiß das Finanzamt unter Umständen Bescheid, weil es möglicherweise Daten von der letzten Betriebsprüfung Ihres Lieferanten hat. 
  • Der Betriebsprüfer darf grundsätzlich auf alle relevanten elektronischen Systeme zugreifen, die Rückschlüsse auf die Einnahmen zulassen, insbesondere also auf die Praxisverwaltungssoftware, aber auch auf Daten aus anderen Geräten. 
  • Unerklärliche Lücken in der Rechnungsnummernvergabe lassen den Betriebsprüfer vermuten, die fehlenden Rechnungen sind bar bezahlt worden, ohne dies in der Buchhaltung zu erfassen. Hoffen Sie im Übrigen nicht darauf, der Betriebsprüfer würde die fehlenden Nummern nicht finden; er verfügt über eine entsprechende Software, für die die Suche ein Kinderspiel ist. Nachvollziehbare Nummernkreise für verschiedene Leistungen oder Perioden sind natürlich möglich. 
  • Es kommt vor, dass ausgestellte Rechnungen storniert werden, z. B. weil die Schwester einen Fehler gemacht hat. Die Gründe für Stornierungen sind zu dokumentieren, weil ansonsten der Betriebsprüfer vermutet, dass die Stornierung nur zum Schein erfolgt ist und das Geld bar eingenommen wurde. Dies gilt insbesondere bei einer Vielzahl von Stornierungen.

Auf Verschwiegenheitsverpflichtung achten

Ein besonderes Problem für den Arzt ist die Einhaltung seiner beruflichen Verschwiegenheitsverpflichtung. Diese gestattet es ihm nicht, gegenüber dem Finanzamt Patientennamen oder gar Diagnosen und durchgeführte Behandlungen offen zu legen. Der Arzt hat dafür Sorge zu tragen, dass die entsprechenden Daten in sämtlichen Auswertungen, Kopien etc. anonymisiert bzw. geschwärzt werden. Wir empfehlen dringend, nicht erst auf eine Prüfungsanordnung zu warten, sondern sich rechtzeitig mit dem Anbieter Ihrer Praxissoftware in Verbindung zu setzen und nach geeigneten Lösungen zu fragen.